Reiskostenvergoeding

Als je geen studentenreisproduct hebt, maar wel deelneemt aan een Masterlanguage cursus, kan je je gemaakte reiskosten laten vergoeden. Doe dit na het einde van de cursus één keer voor alle reiskosten. Het loket behandelt en vergoedt alleen complete aanvragen, dus het is belangrijk dat je eerst de instructies hieronder leest.

Na afloop van je Masterlanguage-cursus kan je het declaratieformulier downloaden en invullen. Het is de bedoeling dat je in één keer alle gemaakte reiskosten voor een cursus declareert. Het formulier heeft meerdere regels zodat je er al je kosten in kwijt kunt.

Dit formulier is bedoeld voor studenten met een Nederlandse bankrekening. Als je een betaling naar een buitenlandse bankrekening nodig hebt, neem dan eerst contact op met het Masterlanguage-loket.

Hoe je declaratieoverzichten maakt van je persoonlijke OV chipkaart, lees je hier.

Werkwijze

  • Vul het formulier digitaal in, maar gebruik de verzendknop niet! Alle velden in het bovenste deel zijn verplicht, uitgezonderd de velden ‘Bedrijfsnummer SAP’ en ‘WBS element’, deze worden voor je ingevuld door een medewerker van Masterlanguage.
  • Scan je originele treinkaartjes, overzichten van gemaakte kosten et cetera in dezelfde volgorde als de kosten die je per regel hebt ingevoerd.
  • Combineer het ingevulde declaratieformulier samen met de bonnen in de goede volgorde tot één PDF/A-bestand.
  • Dit kan in Adobe Acrobat Pro via de volgende stappen: File – Create – Combine Files into a Single PDF – Add Files – kies het ingevulde declaratieformulier en de betreffende bonnen – Combine Files – sla het document op.
  • Klik niet op de groene verzendknop in het declaratieformulier, maar stuur het gecombineerde document naar  masterlanguage@uu.nl.

Let op: Masterlanguage vergoedt alleen tweedeklas treinkaartjes. Het formulier wordt niet in behandeling genomen zonder een kopie van je reisproduct, scan van je treinkaartjes, overzichten van de gemaakte kosten, et cetera. De verantwoordelijkheid voor bewijslast ligt bij de declarant. Dit wil zeggen dat het jouw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat je alle treinkaartjes en overzichten van gemaakte kosten bewaart en kan aanleveren.