Declaraties

Op deze pagina vind je het declaratieformulier waarmee je je reis- en overige kosten kunt declareren.  Declaraties worden alleen in behandeling genomen als het formulier en bijlagen compleet zijn, dus het is belangrijk dat je onderstaande instructies eerst leest.

Na afloop van je Masterlanguage-cursus kun je het declaratieformulier downloaden en invullen. Het is de bedoeling dat je in één keer alle gemaakte reiskosten voor een cursus declareert. Het formulier heeft meerdere regels zodat je er al je kosten in kwijt kunt.

Het formulier is alleen geschikt voor overboekingen naar een Nederlandse bankrekening. Heb je een buitenlandse bankrekening, neem dan contact op met het Masterlanguage-loket.

Werkwijze

  • Vul het formulier digitaal in, maar gebruik de verzendknop niet! Alle velden in het bovenste deel zijn verplicht, uitgezonderd de velden ‘Bedrijfsnummer SAP’ en ‘WBS element’, deze worden voor je ingevuld door een medewerker van Masterlanguage.
  • Scan je originele treinkaartjes, overzichten van gemaakte kosten et cetera in dezelfde volgorde als de kosten die je per regel hebt ingevoerd.
  • Combineer het ingevulde declaratieformulier samen met de bonnen in de goede volgorde tot één PDF/A-bestand.
  • Dit kan in Adobe Acrobat Pro via de volgende stappen: File – Create – Combine Files into a Single PDF – Add Files – kies het ingevulde declaratieformulier en de betreffende bonnen – Combine Files – sla het document op.
  • Klik niet op de groene verzendknop in het declaratieformulier, maar stuur het gecombineerde document naar  masterlanguage@uu.nl.

Let op: Masterlanguage vergoedt alleen tweedeklas reizen. Het formulier wordt niet in behandeling genomen zonder een kopie van je reisproduct, scan van je treinkaartjes, overzichten van de gemaakte kosten, et cetera. De verantwoordelijkheid voor bewijslast ligt bij de declarant. Dit wil zeggen dat het jouw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat je alle treinkaartjes en overzichten van gemaakte kosten bewaart en kan aanleveren.

Er zijn twee mogelijke scenarios voor het vergoeden van verblijfskosten die je maakt in de context van je Masterlanguage onderwijs: eerst zelf voorschieten, of direct factureren.

Als je in verband met je Masterlanguage-cursus zelf vliegreizen, hotelverblijven et cetera hebt voorgeschoten dan kun je die kosten declareren met onderstaand formulier. Dit geldt alleen als deze kosten zijn opgenomen in de begroting die in een eerder stadium via de vakteamvoorzitter jaarlijks wordt ingediend bij Masterlanguage.

Het formulier is alleen geschikt voor overboekingen naar een Nederlandse bankrekening. Heb je een buitenlandse bankrekening, neem dan contact op met het Masterlanguage-loket.

Werkwijze

  • Vul het formulier digitaal in, maar gebruik de verzendknop niet! Alle velden in het bovenste deel zijn verplicht, uitgezonderd de velden ‘Bedrijfsnummer SAP’ en ‘WBS element’, deze worden voor je ingevuld door een medewerker van Masterlanguage.
  • Scan je originele treinkaartjes, overzichten van gemaakte kosten et cetera in dezelfde volgorde als de kosten die je per regel hebt ingevoerd.
  • Combineer het ingevulde declaratieformulier samen met de bonnen in de goede volgorde tot één PDF/A-bestand.
  • Dit kan in Adobe Acrobat Pro via de volgende stappen: File – Create – Combine Files into a Single PDF – Add Files – kies het ingevulde declaratieformulier en de betreffende bonnen – Combine Files – sla het document op.
  • Klik niet op de groene verzendknop in het declaratieformulier, maar stuur het gecombineerde document naar  masterlanguage@uu.nl.

Let op: Masterlanguage vergoedt alleen tweede klas reizen. Het formulier wordt niet in behandeling genomen zonder een kopie van je reisproduct, scan van je treinkaartjes, overzichten van de gemaakte kosten, et cetera. De verantwoordelijkheid voor bewijslast ligt bij de declarant. Dit wil zeggen dat het jouw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat je alle treinkaartjes en overzichten van gemaakte kosten bewaart en kan aanleveren.

Binnen Nederland is het vaak mogelijk om in overleg met het hotel/de vliegmaatschappij Masterlanguage direct te laten factureren. In het buitenland gaat dat soms wat lastiger. In beide gevallen zal de factuur aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen. Wil je gebruik maken van deze optie, neem dan contact op met het loket van Masterlanguage. Let wel: ook hier geldt dat deze regeling alleen van toepassing is, als je dit hebt opgenomen in de begroting die via de vakteamvoorzitter jaarlijks wordt ingediend bij Masterlanguage.

Hieronder vind je het formulier: